Uma parte inegável de qualquer projeto artístico é reunir fundos – uma etapa necessária que muitos coreógrafos temem. Mas um evento de arrecadação de fundos não precisa ser uma experiência de cantar para o jantar ou uma noite de networking estranho. Sua gala pode combinar com a estética da sua empresa, quer isso signifique uma noite descontraída com velhos amigos e novos apoiadores, um jantar íntimo para doadores ou até mesmo uma experiência de escolha de sua própria aventura para os participantes que desejam se misturar por conta própria ritmo. A coreógrafa Amanda Selwyn, cuja companhia homônima comemora seu 23º aniversário este ano, tentou com sucesso todas essas três abordagens. O denominador comum? “Eu planejo cada momento”, diz ela. “É aí que o coreógrafo e produtor em mim sai.” Com a abordagem certa, preparação e coreografia cuidadosa das partes móveis, uma gala de arrecadação de fundos pode ser o evento produtivo e agradável que você precisa que seja.
EXPLIQUE OS BENEFÍCIOS
Danielle Russo, diretora artística de sua própria cooperativa baseada em projetos, Danielle Russo Performance Project, é o mais transparente possível sobre para onde vão as doações monetárias. “Eu direi: ‘Esse é o nosso orçamento, isso é o que garantimos e esse é o saldo”, diz ela. “Mas também vou decompô-lo em termos de ‘Um presente de x quantia em dólares apoiará um de nossos dançarinos por uma semana de ensaios.’ Isso dá aos doadores a noção do que eles estão contribuindo.” O objetivo de Selwyn em cada evento de arrecadação de fundos que ela realiza é sempre o mesmo: “A fórmula que aspiro é que 30% da receita seja para cobrir o evento e 70% seja nossa rede”, diz ela.
Considere cuidadosamente o tempo
Planeje com bastante antecedência. Selwyn recomenda começar a planejar seu evento com seis meses de antecedência.
Considere se deve ou não vincular o evento a uma estreia. Devido ao volume de trabalho envolvido no lançamento de uma gala e uma estréia, alguns artistas podem optar por separar um evento anual de arrecadação de fundos de sua temporada de apresentações. “Dito isso, pode ser bom quando estamos envolvendo o público em uma performance para ter uma noite beneficente ao mesmo tempo”, diz Selwyn. “Parece natural.”
Prazos de última hora podem funcionar a seu favor. “Os doadores responderão com mais generosidade se souberem que é a contagem regressiva final para uma produção – que sua doação não é apenas crítica, mas fará algo acontecer”, diz Russo.
FAÇA Crie um Comitê Anfitrião
Selwyn pede aos atuais e antigos membros do conselho e amigos dos dançarinos e colaboradores da companhia que façam parte de um comitê de gala e vendam um certo número de ingressos para o evento de arrecadação de fundos daquele ano. “É assim que atingimos nossas metas de vendas,”
diz Selwin. “É muito difícil conseguir que as pessoas participem de um evento de arrecadação de fundos, a menos que sejam afiliados de alguma forma à nossa organização.”
NÃO PAGUE POR UM LOCAL, SE VOCÊ PODE EVITAR
O custo de alugar um local para o seu evento é provavelmente o item de maior valor em seu orçamento, portanto, ter um espaço doado pode fazer uma grande diferença em suas despesas gerais. É também uma maneira de um doador que pode não ter os meios financeiros para doar uma grande quantia para ainda apoiar sua empresa de maneira significativa. “Alguns clientes meus que moravam em um apartamento de certo prestígio e tamanho e capacidade, com localização central, se ofereceram, muito generosamente, para hospedar a noite”, conta Russo. “Eles não poderiam dar tanto dinheiro em termos de dólares.”
Certifique-se de que seu evento seja acessível
“A acessibilidade é muito importante em vários aspectos”, diz Russo, citando a localização do local e se é central e pode ser acessado por vários modos de transporte, além de atender aos padrões do Americans with Disabilities Act em termos de acessibilidade física . Selwyn tenta manter a programação da noite fluindo. “Não quero que as pessoas tenham que se levantar e assistir a uma apresentação de 45 minutos”, diz ela.
FAÇA Fácil de Dar e Comemorar Presentes Grandes e Pequenos
É essencial ter maneiras fáceis de receber doações. Russo diz que em seus eventos, “as pessoas podiam selecionar um envelope para deixar dinheiro ou cheque ou fazer um pagamento eletrônico com um processador de cartão de crédito ou Venmo”. Ela trata cada doação igualmente, observando que “US$ 5 podem ser muito para alguém, e isso deve ser recebido com a mesma gratidão e respeito de US$ 500”.
NÃO ESPERE QUE OS ARTISTAS CONTRIBUAM COM TRABALHO GRATUITO
Russo sente firmemente que os artistas envolvidos em qualquer projeto que ela esteja tentando financiar não deveriam ter que trabalhar no evento de arrecadação de fundos, seja vendendo ingressos ou se apresentando. “No final das contas, você os contratou para trabalhar em seu projeto”, diz ela, “e eles são funcionários, sejam amigos ou se sintam profundamente conectados ao trabalho”.
ENCONTRE PATROCINADORES OU DOAÇÕES EM ESPÉCIE
Criar parcerias comerciais ou obter doações de alimentos e bebidas para o seu evento pode fazer uma grande diferença em quanto você pode investir diretamente no orçamento do seu projeto artístico (em oposição aos custos operacionais do evento de arrecadação de fundos). “Quando comecei minha empresa, em 2000, eu tinha um colaborador que era ótimo em apenas bater o asfalto”, lembra Selwyn. “Fizeram relações com pessoas que acabaram por fornecer comida e vinho para os nossos eventos durante anos. Quando você encontra uma maneira de construir relacionamentos e se manter conectado a eles, torna-se fácil perguntar depois de um tempo.”
NÃO PERCA SEUS RECIBO
“Seja você um indivíduo ou um único proprietário ou passando por uma organização guarda-chuva 501(c)(3), você pode deduzir essas despesas no final do ano”, diz Russo. “Mantenha um registro de tudo o que você está gastando, pois isso pode ser incluído na sua declaração de imposto de renda.”
Não é só sobre o dinheiro
“O convite para vir conhecer o trabalho e interagir com todos os colaboradores, e compartilhar comida e bebida com novas pessoas com interesses afins, sem o compromisso de uma determinada doação é bem-vindo”, diz Danielle Russo, lembrando que enquanto empresas mais estabelecidas podem cobrar uma taxa de ingresso para um evento de arrecadação de fundos, cooperativas menores e mais jovens como a dela geralmente não têm público que possa pagar por esse pedido. “Nosso objetivo é não apenas arrecadar dinheiro naquela noite, mas, mais importante, ter membros do público comprometidos com nossa apresentação.”
Mesmo para a coreógrafa Amanda Selwyn – que tem uma base de doadores que pode pagar um evento com ingressos – o foco é cultivar apoio. “Nosso maior objetivo é construir parcerias e relacionamentos com pessoas que possam se tornar apoiadores”, diz ela. É por isso que seus eventos de arrecadação de fundos oferecem experiências diferentes para os participantes: “Gosto de oferecer diversidade de engajamento – alguém pode querer sentar e conversar com um amigo. Outra pessoa pode querer conhecer os artistas. Outra pessoa pode querer experimentar a adrenalina de um leilão silencioso.”